Szczegółowe warunki dotyczące możliwości pozyskania dofinansowania w ramach Instrumentu zostały określone w Regulaminie. Regulamin wraz z załącznikami dostępny jest na stronie www.mazovia.pl oraz poniżej – w plikach do pobrania.

I. Sposób i termin składania Wniosków

W ramach naboru Wniosków gmina może zgłosić w ramach Instrumentu jeden Wniosek o dofinansowanie w zakresie obszarów, o których mowa w § 4 Regulaminu. Wzór Wniosku stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

Wnioski mogą być składane na realizację Zadań jednorocznych, których zakończenie nastąpi nie później niż 27 listopada 2026 r.

Wniosek o przyznanie Pomocy finansowej w ramach Instrumentu należy sporządzić na wzorze Wniosku, w jednym egzemplarzu (wypełnionym elektronicznie).

Wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wnioskodawcy (Wójt/Burmistrz/Prezydent albo osobę upoważnioną) oraz opatrzony kontrasygnatą Skarbnika Gminy. Należy pamiętać, aby dołączyć do Wniosku wszystkie wymagane załączniki.

Prawidłowo wypełniony Wniosek o przyznanie Pomocy finansowej w ramach Instrumentu, można składać do 30 kwietnia 2026 r., wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą systemu e-Doręczeń na adres: AE:PL-16781-25465-CSCTT-20, z dopiskiem „Mazowsze dla społeczności energetycznych 2026”. Liczy się data doręczenia przez Wnioskodawcę do Urzędu Wniosku o przyznanie Pomocy finansowej wynikająca z UPP – Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia. W przypadku awarii systemu e-Doręczeń dopuszcza się możliwość złożenia Wniosku na adres e-mail Kancelarii: sekretariatKM@mazovia.pl, przy czym nie zwalnia to Wnioskodawcy z konieczności zapewnienia integralności złożonego Wniosku i zapewnienia prawidłowości podpisów. Ponadto, w takim przypadku należy w treści wiadomości e-mail podać informację o awarii systemu e-Doręczeń.

Wnioski złożone w innym trybie niż sposoby wskazane powyżej, na inne adresy lub po określonym terminie nie będą rozpatrywane. Termin uważa się za zachowany, jeśli Wniosek wpłynie do Urzędu najpóźniej 30 kwietnia 2026 r.

II. Uprawnieni Wnioskodawcy

Do składania Wniosków w ramach Instrumentu uprawnione są gminy położone w granicach administracyjnych województwa mazowieckiego.

III. Rodzaje zadań

Pomocą finansową w ramach Instrumentu może być objęte jedno Zadanie, w szczególności:

1. analiza sytuacji gospodarczo-energetycznej Wnioskodawcy pod kątem utworzenia lub rozwoju społeczności energetycznej (symbol rodzaju Zadania ASE);
2. utworzenie Spółdzielni energetycznej z udziałem Wnioskodawcy (symbol rodzaju Zadania USE);
3. rozwój istniejącej Spółdzielni energetycznej z udziałem Wnioskodawcy (symbol rodzaju Zadania RSE);
4. utworzenie Klastra energii z udziałem Wnioskodawcy (symbol rodzaju Zadania UKE);
5. rozwój istniejącego Klastra energii z udziałem Wnioskodawcy (symbol rodzaju Zadania RKE).

Pomocą finansową ze środków budżetu województwa w formie dotacji celowej na realizację zadania może być objęta część kosztów kwalifikowalnych związanych z działaniem Wnioskodawcy mającym na celu zbadanie możliwości utworzenia, utworzenia lub rozwoju spółdzielni energetycznej bądź klastra energii (z udziałem tejże gminy) w szczególności w zakresie:

1. opracowania przez Wnioskodawcę analizy sytuacji gospodarczo-energetycznej Wnioskodawcy pod kątem utworzenia lub rozwoju Społeczności energetycznej, tj. Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii, skonsolidowanej w formie Raportu o którym mowa w § 1 ust. 12 Regulaminu;
2. opracowania przez Wnioskodawcę szczegółowych analiz ukierunkowanych na rozwiązanie kluczowych, zidentyfikowanych na obszarze gminy problemów technicznych przekładających się na potrzeby społeczno-gospodarcze, związanych z zaopatrzeniem w energię i jej transferem oraz analiz określających możliwość zbudowania autonomicznych odcinków sieci elektroenergetycznej na terenie Wnioskodawcy – w kontekście planowanej lub istniejącej Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii;
3. opracowania przez Wnioskodawcę dokumentacji niezbędnej do pozyskania finansowania lub współfinansowania działań inwestycyjnych w zakresie tworzenia nowych lub dostosowania istniejących źródeł OZE (w tym ich bilansowania) w ramach Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii;
4. opracowania przez Wnioskodawcę dokumentacji, w tym wykonania analiz niezbędnych do uruchomienia działań inwestycyjnych mających na celu tworzenie nowych lub dostosowanie istniejących źródeł OZE, w tym w celu ich bilansowania, w ramach Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii;
5. opracowania przez Wnioskodawcę dokumentacji, w tym wykonania analiz umożliwiających przygotowanie i wdrożenie rozwiązań niezbędnych do poprawy funkcjonowania istniejącej na terenie Wnioskodawcy Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii, w tym związanych z dostosowaniem ich struktury organizacyjnej i technicznej oraz innych narzędzi funkcjonalnych do zmieniającego się otoczenia prawnego i gospodarczego;
6. pokrycia przez Wnioskodawcę kosztów usługi wsparcia doradczo-organizacyjnego w zakresie tworzenia lub rozwoju Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii – w okresie realizacji Umowy dotacji;
7. pokrycia przez Wnioskodawcę kosztów szkolenia lub studiów kierunkowych pracowników jednostek organizacyjnych Wnioskodawcy, realizowanych w okresie obowiązywania Umowy dotacji i przygotowujących ich do merytorycznej obsługi istniejącej Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii funkcjonujących na rynku energii elektrycznej, gazu i mocy.

Szczegółowy zakres oraz warunki udzielania Pomocy finansowej, w tym katalog wydatków kwalifikowalnych  określone są w Regulaminie.

IV. Zasady udzielania pomocy finansowej

1. Pomoc finansowa dla jednego Wnioskodawcy na realizację Zadania w ramach Instrumentu, może wynieść do 80% kosztów kwalifikowalnych zadania i nie może przekroczyć kwoty 300 000 zł z zastrzeżeniem § 5 ust. 3, 5 i 6 Regulaminu.
2. Minimalny wkład własny Wnioskodawcy wynosi co najmniej 20% kosztów kwalifikowalnych – wartości wnioskowanego Zadania.
3. Pomoc finansowa dla jednego Wnioskodawcy na realizację Zadania w ramach Instrumentu z obszaru wskazanego w § 4 ust. 1 pkt 1 Regulaminu – może maksymalnie wynieść 20 000,00 zł oraz nie może przekroczyć 80% Kosztów kwalifikowalnych Zadania (ASE).
4. Pomoc finansowa dla jednego Wnioskodawcy na realizację Zadania w ramach Instrumentu z obszaru wskazanego w § 4 ust. 1 pkt 2 – 7 Regulaminu może maksymalnie wynieść 300 000,00 zł oraz nie może przekroczyć 80% Kosztów kwalifikowalnych Zadania,  z zastrzeżeniem § 5 ust. 5 i 6 Regulaminu (USE, RSE, UKE, RKE).
5. Pomoc finansowa dla jednego Wnioskodawcy na realizację Zadania w ramach Instrumentu z obszaru wskazanego w § 4 ust. 1 pkt 6 Regulaminu może maksymalnie wynieść 20 000,00 zł, oraz nie może przekroczyć 80% Kosztów kwalifikowalnych Zadania (USE, RSE, UKE, RKE).
6. Pomoc finansowa dla jednego Wnioskodawcy na realizację Zadania w ramach Instrumentu z obszaru wskazanego w § 4 ust. 1 pkt 7 Regulaminu może maksymalnie wynieść 10 000,00 zł oraz nie może przekroczyć 80% Kosztów kwalifikowalnych Zadania (RSE, RKE).
7. Wniosek nie może dotyczyć Pomocy finansowej na realizację Zadania w ramach Instrumentu wyłącznie z obszarów wskazanych w § 4 ust. 1 pkt 6 i 7.
8. W przypadku kilku Wnioskodawców ubiegających się o wsparcie Zadań odnoszących się do wspólnie tworzonej bądź rozwijanej Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii, łączna Pomoc finansowa dla tych Wnioskodawców nie może przekroczyć kwoty 300 000,00 zł oraz nie może przekroczyć 80% Kosztów kwalifikowalnych tych Zadań. W tym przypadku, Pomoc finansowa na realizację Zadania przez Wnioskodawcę może dotyczyć wyłącznie odrębnych elementów tworzenia lub rozwijania Spółdzielni energetycznej lub Klastra energii, co należy wyraźnie wskazać we Wniosku.
9. W przypadku Wnioskodawcy składającego Wniosek o dofinansowanie Zadania w zakresie obszaru wskazanego w § 4 ust. 1 pkt 1 Regulaminu (ASE), Wnioskodawca zobowiązany jest dołączyć do Wniosku zestawienie liczbowo-jakościowe pod kątem gospodarki energetycznej Wnioskodawcy – zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu.
10. W przypadku Wnioskodawcy składającego Wniosek o dofinansowanie Zadania w zakresie obszaru  wskazanego w § 4 pkt 2 – 4 i 6 Regulaminu (USE, UKE), Wnioskodawca dołącza do Wniosku Raport z analizy sytuacji gospodarczo-energetycznej gminy pod kątem utworzenia lub rozwoju społeczności energetycznej.
11. W przypadku, gdy Wnioskodawca składa Wniosek o dofinansowanie Zadania w zakresie obszaru wskazanego w § 4 ust. 1 pkt 2 – 7 Regulaminu i Wniosek dotyczy rozwoju istniejącej Spółdzielni energetycznej zarejestrowanej odpowiednio w Wykazie spółdzielni energetycznych Dyrektora Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa lub w Wykazie spółdzielni energetycznych Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki lub rozwoju istniejącego Klastra Energii zarejestrowanego w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w rejestrze klastrów energii Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki (obejmuje Zadania: RSE, RKE), Wnioskodawca dołącza do Wniosku kopię dokumentacji statutowej Społeczności energetycznej wraz z Koncepcją rozwoju społeczności energetycznej. Złożenie kopii dokumentacji statutowej Społeczności energetycznej wraz z Koncepcją rozwoju społeczności energetycznej, stanowi kryterium formalne Wniosku i powinno zawierać elementy określone w § 5 ust. 13 pkt 5 – 9 Regulaminu, a zawarte w niej rekomendacje powinny być potwierdzone przez władze statutowe tej społeczności.

Ważne! Samorząd Województwa Mazowieckiego przewidział przyznawanie pomocy finansowej w formie dotacji wypłacanej w ciągu 15 dni roboczych od podpisania Umowy dotacji.

V. Sposób rozpatrywania Wniosków

Wnioski złożone w ramach Mazowieckiego Instrumentu Wspierania Społeczności Energetycznych pn. „Mazowsze dla społeczność energetycznych 2026” podlegają ocenie formalnej, której dokonuje Kancelaria Marszałka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie (zwana dalej: Kancelarią). Ocena formalna polega na sprawdzeniu zgodności Wniosku z wymogami formalnymi określonymi w Regulaminie. Wniosek niespełniający wymogów formalnych, po jednokrotnym wezwaniu przez Kancelarię, może zostać jednokrotnie uzupełniony/poprawiony w wyznaczonym terminie.

Wnioski prawidłowe formalnie poddaje się merytorycznej ocenie Komisji oceny merytorycznej, którą w drodze zarządzenia powołuje  Marszałek Województwa Mazowieckiego. Kryteria oceny merytorycznej zostały wyszczególnione w § 7 ust. 3 Regulaminu, w tym w karcie Wytycznych oceny merytorycznej Wniosków, która stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

Od wyniku oceny merytorycznej zadania nie przysługują środki odwoławcze. Informację o odrzuceniu danego wniosku ze względów merytorycznych Kancelaria przekazuje Wnioskodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zarząd Województwa Mazowieckiego, po zapoznaniu się z oceną Komisji oceniającej, rekomenduje Sejmikowi Województwa Mazowieckiego wybrane Zadania do przyznania pomocy finansowej. Ostateczną decyzję w sprawie Listy Beneficjentów Mazowieckiego Instrumentu i wysokości przyznanej pomocy finansowej podejmuje Sejmik Województwa Mazowieckiego, w drodze uchwały podejmowanej na wniosek Zarządu Województwa Mazowieckiego. Uchwała Sejmiku Województwa Mazowieckiego stanowi podstawę do zawarcia Umowy dotacji. 

Lista Beneficjentów Mazowieckiego Instrumentu opublikowana będzie na stronie internetowej mazovia.pl. O przyznaniu pomocy finansowej Beneficjenci będą informowani przez Kancelarię za pomocą środków komunikacji elektronicznej na podany przez Wnioskodawcę we wniosku adres e-Doręczeń i adres e-mail.

VI. Dane kontaktowe

Informacji w sprawie Instrumentu udzielają pracownicy Kancelarii Marszałka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie:

• Mariusz Rukat, tel. 22 59 07 785
• Łucja Orłow-Gozdowska, tel. 22 59 79 080

E-mail: instrument.energia@mazovia.pl